Informacja gospodarcza w systemach ERP

15 Apr

Rosnąca liczba informacji biznesowych przekłada się na zmieniające się potrzeby i wymagania biznesu. Rośnie znaczenie integracji różnych źródeł danych, a wraz z nią rola danych już przetworzonych. DB Connect to platforma dostarczana przez Bisnode, która umożliwia użytkownikom SAP korzystanie z ogólnoświatowych zasobów bazodanowych Bisnode i D&B oferując nie tylko szeroki zakres danych i analiz, ale również intuicyjny interfejs zintegrowany ze środowiskiem SAP.

W trudnych czasach dla światowej gospodarki wiele dobrze prosperujących przedsiębiorstw zostało zmuszonych do zakończenia swojej działalności i w konsekwencji ogłoszenia upadłości. Przyczyną tego zjawiska była nazbyt często niewypłacalność ich partnerów biznesowych. W efekcie realnym kosztem dla firmy okazuje się strata wynikająca w bezpośredni sposób z bankructwa kontrahenta, niż cena jaką firma poniosła by za informację lub korzystanie z narzędzi zarządzania ryzykiem.

Umiejętność wykorzystania nowoczesnych narzędzi w tym głównie systemów ERP jest szczególnie istotna w okresie spowolnienia gospodarczego, kiedy to warunki funkcjonowania przedsiębiorstw są szczególnie trudne. Już sama implementacja w przedsiębiorstwie innowacyjnych rozwiązań z zakresu controllingu stanowi jeden z ważniejszych czynników pozyskiwania przewagi konkurencyjnej i pozwala na dostosowanie do dynamicznie zmieniających się warunków na rynku. Sprawny system informacyjny, oparty na bieżącej i wiarygodnej informacji gospodarczej chroni przedsiębiorstwo przed negatywnymi konsekwencjami zaburzeń na rynkach finansowych, które są nieodłącznym elementem współczesnych kryzysów gospodarczych. Pozwala też na funkcjonowanie przedsiębiorstwa w stale zmieniających się warunkach rynkowych.

Fundamentem sprawnie działającego przedsiębiorstwa jest nie tyle sama informacja co system, który pozwoli na jej odpowiednie wykorzystanie. Takie narzędzie zatem spełniać będzie dwie podstawowe funkcje informatyczną oraz wspomagającą w zarządzaniu ryzykiem. Pierwsza z nich pozwala przedsiębiorcom zaoszczędzić czas związany z samodzielnym pozyskiwaniem i przetwarzaniem informacji. Druga umożliwia podjęcie właściwej decyzji biznesowej związanej np. z zawarciem współpracy z klientem na warunkach kredytu kupieckiego. Największą jego wartością jest możliwość łączenia informacji z jednoczesnym wskazaniem obszarów niebezpiecznych w portfelu należności. System automatycznie integruje i przetwarza dane z wielu źródeł. Wykorzystuje dane wewnętrzne użytkownika, jak również te pochodzące ze źródeł zewnętrznych. Tworzy gotowe analizy i identyfikuje obszary ryzyka w wymianie handlowej. Wszystko to dostępne jest użytkownikom na wszystkich poziomach organizacji. Przez co, w jednym czasie z platformy aktywnie korzystać mogą zarówno dyrektor finansowy i handlowy, osoby zatwierdzające decyzje kredytowe i członkowie działu windykacyjnego. W efekcie otrzymujemy swoistego rodzaju scoring, który stanowi rekomendacje współpracy z danym partnerem handlowym. W przypadku negatywnego wyniku i oceny Bisnode, przedsiębiorca powinien względem badanego podmiotu zastosować szczególnego rodzaju środki ostrożności. Jest to więc jeden ze sposobów wykorzystania informacji i wiedzy w analizie kondycji finansowej kontrahentów przy wsparciu szeroko rozumianych systemów ERP.

Nie jest to jedyna możliwość wykorzystania informacji gospodarczej w systemach ERP. Poprzez DB Connect będący niczym innym jak powszechnie stosowanym modułem łączącym program SAP z bazą Bisnode D&B, liczącą ponad 240 mln firm z całego świata możliwe jest zestawienie badanego podmiotu do jego branżowej i bezpośredniej konkurencji poprzez pryzmat wskaźników porównawczych. Jego podstawową cechą jest integrowanie i przetwarzanie informacji z wielu źródeł w celu wskazania ryzykownych obszarów w portfelu należności. Wykonuje pracę, do której w innych warunkach zaangażować trzeba kilka osób. Efekt udostępniony jest użytkownikom na różnych poziomach organizacji. W jednym czasie z platformy aktywnie korzystać mogą zarówno dyrektor finansowy i dyrektor sprzedaży, oraz osoby zarządzające ryzykiem kredytowym i windykacją. Co istotne, proces wymiany informacji między źródłem danych o przedsiębiorstwem jest całkowicie bezpieczny. Użytkownik może być pewny, że przesyłane przez niego dane zostaną użyte wyłącznie na ja jego potrzeby. Proces przetwarzania danych może zostać zautomatyzowany z systemami typu SAP.

Portfolio_Manager_Photo

Analiza finansowa oparta na informacji gospodarczej pozwala również dostrzec niebezpieczne symptomy w badanej firmie. W tym przede wszystkim powiązania osób z firmami w złej kondycji finansowej, czy wreszcie poprzez powiązania kapitałowe dotrzeć do sytuacji finansowej spółki matki podmiotu. Dodatkowo dostępność do unikalnych danych Bisnode pozwala na określenie moralność płatniczej firmy. Dzięki monitorowaniu należności możemy jeszcze przed rozpoczęciem współpracy zobaczyć czy firma reguluje swoje płatności na czas i rozpocząć współpracę tylko z bezpiecznymi firmami lub ustawić warunki współpracy w taki sposób, aby nie zagrażały finansom przedsiębiorstwa. To przekłada się na tworzenie pogłębionych analiz należności i priorytetów dla windykacji, co zwiększa efektywności działu controlingu. Pozwala bowiem z wyprzedzeniem odpowiedzieć na pytania o to, kto jest najbardziej ryzykownym klientem, komu wstrzymać dostawy, a wobec kogo wszcząć proces windykacyjny. W prosty sposób pomaga to w prawidłowym sterowaniu procesem sprzedaży.

Wdrożony system najlepiej sprawdza się w trzech grupach przedsiębiorstw. Pierwszą stanowią firmy posiadające silnie rozbudowaną i zdecentralizowaną strukturę, z wieloma oddziałami krajowymi lub zagranicznymi. Takie podmioty zazwyczaj nie posiadają wspólnej platformy wymiany informacji. To w ogromnym stopniu utrudnia komunikację, przez co niemożliwa staje się rzetelna analiza ryzyka współpracy z kontrahentami. Zastosowanie DB Connect jest więc doskonałą alternatywą dla kosztownych i czasochłonnych projektów wdrożenia identycznych systemów CRM we wszystkich spółkach grupy. Drugą istotną grupą korzystających z platformy są podmioty z dużym wolumenem klientów o niskich wartościach transakcji, gdzie niemożliwe staje się stałe zarządzanie ryzykiem i monitoring portfela w małych zespołach kredytowych. Ta grupa często też, z uwagi na niską marżowość, nie posiada innych form zabezpieczenia należności np. ubezpieczeń. Trzecia grupa klientów to podmioty działające na wielu rynkach, gdzie szansa na dostęp do sprawdzonej informacji jest mocno utrudniona lub, w przypadku których firmy ubezpieczeniowe nie gwarantują pełnej ochrony przed stratami. DB Connect jest więc wielofunkcyjnym narzędziem identyfikującym niebezpieczne obszary ryzyka całego portfela klientów lub konkretnej firmy. Bezpośrednie zamieszczenie w karcie klienta SAP informacji o ryzyku współpracy pozwala na pewniejsze podejmowanie decyzji.

Warto podkreślić, że aktualizacja danych na platformie odbywa się codziennie. Przekłada się to na trafne decyzje biznesowe, mające swoje oparcie w aktualnych informacjach. Główną korzyścią z zastosowania DB Connect w firmie jest analiza ryzyka powstająca w oparciu o uporządkowane wewnętrzne dane firmy, które zostają uzupełnione o informacje pochodzące ze źródeł zewnętrznych. Bazując na tych danych pozwala przewidywać wzrost ryzyka współpracy ujętych analizą podmiotów. To pomaga w codziennej pracy osobom na wszystkich szczeblach organizacji. Od dyrektora finansowego, po szeregowego pracownika działu handlowego.

W tym miejscu możemy pokusić się o wyodrębnienie podstawowych korzyści dla poszczególnych grup w organizacji. Pomijając te oczywiste jak oszczędność zasobów – czasu, kapitału ludzkiego, środków pieniężnych. Moduł pozwoli osobom zajmującym stanowiska decyzyjne zarządzać swoimi obszarami z większym spokojem i pewnością. Decyzje będą podejmowane przy większym komforcie, reakcje nie będą spóźnione, należności firmy będą skutecznie zarządzane.

  • Dział sprzedaży dzięki odpowiedniej kategoryzacji oceni ryzyko poszczególnych branż i regionów przy doborze nowych klientów. Ponadto zidentyfikuje powiązania kapitałowe klientów w celu dostosowania i odpowiedniego skierowania oferty. W panelu decyzyjnym łatwo zidentyfikuje klientów, z którymi warto rozwijać współpracę oraz tych, z którymi należy ją ograniczyć. Pozwala on też określić, wobec których klientów należy rozważyć zmianę warunków współpracy aby uwzględnić np. rosnące ryzyko współpracy z nimi.
  • Dział finansowy / kontrolingu poprzez analizę segmentów porówna zmiany w strukturze ryzyka w poszczególnych kategoriach w czasie. Oszacuje ryzyko portfela swoich należności w przyszłości na podstawie danych historycznych. Ponadto określi łączną wartość należności w grupie kapitałowej oraz jej uśrednione ryzyko. Z pomocą panelu decyzyjnego określi wartość należności do odpisu (najniższa moralność płatnicza i najwyższe ryzyko upadłości). Analiza wiekowania należności pozwoli ocenić stopień ryzyka przeterminowanych należności oraz szacować rezerwy na należności wątpliwe.
  • Dział windykacji będzie miał możliwość szybkiego przeglądu firm zagrożonych, w szczególności dzięki kategoryzacji według klas ryzyka. Dzięki informacji jak klient reguluje płatności wobec firmy w porównaniu do innych, będzie mógł w porę zareagować. Panel decyzyjny wskaże gotowe listy priorytetowe firm, którymi dział windykacji powinien się zająć. Analiza wiekowania należności wskaże firmy, wobec których wymagana jest uwaga i wskaże stopień ryzyka określający intensywność działań.

Mając świadomość tego, że bez odpowiedniego zarządzania informacją, przedsiębiorstwa są skazane na porażkę można powiedzieć, że efektywność tego zarządzania determinuje efektywność działania całej organizacji. System informacji strategicznej przedsiębiorstwa, który ma właściwy charakter wobec każdej organizacji, zawiera zasoby informacyjne gromadzone w określony sposób, przetwarza je i dostarcza odpowiednim jednostkom w celu podejmowania decyzji. Procesy informacyjne odgrywają w przedsiębiorstwach coraz większą rolę z uwagi na globalizacje rynku, wzrost konkurencji, wykorzystywanie jakości do uzyskania przewagi rynkowej, szybki rozwój technologii informacji i komunikacji. W związku z tempem zmian w otoczeniu i wewnątrz samej organizacji, posiadanie właściwych informacji i skuteczne ich wykorzystania ma decydujące znaczenie dla ich przetrwania i rozwoju.

Tomasz Starzyk

Bisnode Polska