Jak zarządzać danymi w firmie

27 Apr

W poprzednim wpisie zadaliśmy poznaliśmy Pana Pawła, którego zadaniem było przeprowadzenie działań porządkujących bazę danych w firmie X. (czytaj więcej tutaj)

Pan Paweł przeprowadził testy i przygotował plan działań – czas na wprowadzenie ich w życie…

V Start procesu!

Po przeglądzie dostępnych na rynku rozwiązań Pan Paweł zdecydował się na rozwiązania Bisnode – uznając,  że najpełniej rozwiążą one zdefiniowane powyżej problemy. Co istotne, otrzymał możliwość sprawdzenia rozwiązań przed jego zakupem – mógł przeprowadzić cały proces na testowej bazie rekordów.

Ponieważ testy wypadły pomyślnie, Pan Paweł rozpoczął porządki w danych firmy X z pomocą Bisnode.

Krok pierwszy – porządki w bazie.

Dane zebrane ze wszystkich systemów wewnętrznych w firmie, w formie standardowego pliku excel, Pan Paweł szybko zaczytał do systemu  Bisnode.

System przeprowadził wstępny audyt bazy, który przedstawił Panu Pawłowi. Następnie system połączył odmienne fragmenty danych, znalazł powiązania i dokonał połączeń rekordów.

Każdemu rekordowi nadany został unikalny identyfikator – numer DUNS®.

Pan Paweł otrzymał z systemu wyniki w formie zestawienia statystyk bazy. Okazało się, że aż 40% rekordów posiada nieaktualne dane, 30% występuje w bazie więcej niż raz, zawierając w sobie różne dane. 8% spółek już nie istnieje. Pan Paweł był zaskoczony. Spodziewał się, że jakość bazy nie jest najwyższa, ale nie sądził że skala będzie aż tak duża.

Na szczęście podczas automatycznego dopasowania system poprawił zgodność w większości rekordów. Dane zaczerpnął z ogólnoświatowej bazy firm, posiadającej informacje o ponad 220 mln podmiotów, na bieżąco aktualizowanej i ulepszanej. Pan Paweł określił jedynie parametry dopasowania najwłaściwsze dla specyfiki bazy. Oprócz poprawienia, deduplikacji i aktualizacji danych, automatyczne dopasowanie uzupełniło również luki w rekordach – brakujące dane.

Rekordy, co do poprawności których nie było wątpliwości, system oznaczył i przygotował do decyzji użytkownika. To był moment, kiedy należało skonsultować się z innymi działami i kolejno przejść pozostałe rekordy, aby dopasowanie nie zaburzyło pracy żadnej z jednostek firmy.

Proces ręcznego dopasowania wątpliwych rekordów przebiegł szybko – dla każdego rekordu system udostępnił użytkownikom opcje do wyboru, które mogli zaakceptować, odrzucić lub zmodyfikować.

Gdy proces dopasowania danych był już zakończony, baza była uporządkowana, a każdemu rekordowi przypisano unikalny identyfikator, nadeszła pora na kolejny krok – wzbogacenie bazy o nowe dane.

Krok drugi – wzbogacenie bazy.

Zakres danych, które system mógł „dociągnąć” do istniejących rekordów był szeroki. Baza Dun & Bradstreet, na której bazuje Bisnode to największy tego typu zbiór danych na świecie.

Osoby ze wszystkich działów firmy X przygotowały listę interesujących ich kategorii:

  • szczegółowe dane adresowe,
  • kontakt wraz z nazwiskami osób zarządzających,
  • prowadzona działalność,
  • wielkość firmy i jej wyniki,
  • powiązania kapitałowe i osobowe.

System dołączył dane do rekordów. Każdy z działów zainteresowanych procesem miał możliwość przejrzenia wyników i potwierdzenia chęci zapisania otrzymanych danych.

Pan Paweł otrzymał wiele pozytywnych komentarzy odnośnie przeprowadzenia procesu. Wreszcie udało się komuś uporządkować bazę i doprowadzić ja do użyteczności dla wszystkich działów firmy X. Co istotne, żaden z tych działów, łącznie z samym Panem Pawłem nie musiał angażować w proces zbyt wiele czasu i pracy.

Krok trzeci – zarządzanie nową bazą

Jednak dla Pana Pawła to nie był koniec zadania…

Wiedział, że aby utrzymać funkcjonalność nowej bazy, należy zapewnić sobie odpowiednie narzędzia do zarządzania danymi.

System dał mu możliwość stałego monitoringu zmian w bazie poprzez częstą aktualizację danych. Poszczególni użytkownicy otrzymywali powiadomienia o zmianach według swoich preferencji, co dawało im kontrolę sytuacji u kontrahentów i możliwość reakcji w razie potrzeby.

Na liście życzeń Pana Pawła pozostała jeszcze jedna pozycja. Użytkownicy muszą zacząć wykorzystywać nowe możliwości bazy.

WARTOŚĆ DODANA

W większości problem rozwiązał się sam. Zadowoleni z efektów użytkownicy prześcigali się w pomysłach, do czego można będzie wykorzystać nową bazę.

Wśród pracowników działu handlowego, marketingu, czy finansów, nastąpiło ożywienie i pomysły na wykorzystanie danych w nowych projektach.

POTENCJAŁ NIEWYKORZYSTANYCH DANYCH

Z dużym zainteresowaniem spotkały się też informacje dotychczas niedoceniane i niewykorzystywane w firmie X. Powiązania kapitałowe i osobowe kontrahentów pozwoliły spojrzeć na kontrahentów i  klientów z innej perspektywy. Wiedza ta pomogła lepiej dobrać argumenty handlowe i przynieść firmie oszczędności.

Zobacz jak zyskały działy marketingu, handlowe i finansów – tutaj