Artykuły Smart Data Raporty

Jak odliczyć VAT z duplikatu faktury?

29 cze 2020

W sytuacji, gdy doszło do zaginięcia faktury pierwotnej lub jej zniszczenia, pojawia się konieczność wystawienia jej duplikatu. Wielu przedsiębiorców ma jednak wówczas wątpliwości, jak odliczyć VAT? Czy duplikat traktowany jest przez organy podatkowe na równi z fakturą pierwotną? Co z terminem odliczenia podatku? Przyjrzyjmy się bliżej przepisom, by poznać odpowiedzi.

Duplikat faktury a odliczanie VAT

Zgodnie z art. 106I ust. 1 ustawy o VAT ponowne wystawienie zniszczonej lub zaginionej faktury odbywa się na wniosek nabywcy oraz na podstawie danych, zawartych w fakturze, która jest w posiadaniu podatnika lub zgodnie z danymi, które zawiera faktura, będąca w posiadaniu nabywcy. Jak odliczyć VAT z duplikatu? Wiele zależy od okoliczności.

Na podstawie wydawanych przez organy podatkowe orzeczeń przyjmuje się jednak, że podobnie jak faktura pierwotna, duplikat także umożliwia odliczenie podatku od towarów i usług. Co więcej, odliczenie podatku VAT naliczonego odbywa się na tych samych zasadach, co w przypadku faktury pierwotnej. Mimo jej braku, będący w posiadaniu duplikatu nabywca nie traci prawa do odliczenia podatku VAT.

To z pewnością dobra wiadomość dla tych, którzy zastanawiali się, jak odliczyć VAT z duplikatu. Warto jednak wiedzieć, że termin odliczenia podatku nie musi być tożsamy z terminem wystawienia zniszczonej lub zagubionej faktury.

Odliczanie VAT z duplikatu faktury – w jakim terminie?

W związku z faktem, że szczególne przepisy, dotyczące tego, jak odliczać VAT z duplikatu faktury nie istnieją, stosuje się zawarte w ustawie o VAT ogólne regulacje o odliczeniach podatków. Zgodnie z nimi prawo do odliczenia podatku wiąże się z koniecznością posiadania faktury, dokumentującej nabycie towarów lub usług.

Prawo do obniżenia podatku należnego o wysokość podatku naliczonego przysługuje za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy, w nawiązaniu do nabytych towarów i usług. Jak to wygląda w praktyce? Odliczanie VAT z duplikatu faktury w dużej mierze zależy od terminu wystawienia faktury pierwotnej oraz otrzymania duplikatu.

Prawo do odliczenia podatku nie może przysługiwać podatnikowi wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał on duplikat.

Jak odliczyć VAT z duplikatu, gdy podatnik otrzymał fakturę pierwotną?

Jeśli przedsiębiorca otrzymał fakturę pierwotną, lecz zgubił ją lub przypadkowo zniszczył, być może zdołał on odliczyć podatek VAT, gdy jeszcze był w jej posiadaniu. Wówczas otrzymany w późniejszym czasie duplikat będzie stanowił wyłącznie potwierdzenie wcześniej zarejestrowanej transakcji w ewidencji zakupu VAT. Jak odliczyć VAT z duplikatu, gdy faktura pierwotna zaginęła przed jej ujęciem w rejestrze VAT?

W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie zdążył dokonać odliczenia podatku przed zniszczeniem lub zagubieniem dokumentującej zakup towarów lub usług faktury pierwotnej, konieczna będzie korekta deklaracji VAT, dotycząca okresu jej otrzymania.

Podatnik nie jest wówczas uprawniony do odliczenia podatku VAT na podstawie otrzymanego później duplikatu, przed dokonaniem niezbędnej korekty.

Odliczanie podatku VAT z duplikatu, gdy podatnik nie otrzymał faktury pierwotnej

Co należy zrobić, gdy faktura pierwotna nigdy nie dotarła do nabywcy? Fakt ten znacząco wpływa na termin rozliczenia. Podatnik może bowiem odliczyć podatek VAT na podstawie otrzymanego w późniejszym czasie duplikatu w miesiącu, w którym go uzyskał lub w dwóch następnych miesiącach czy też kwartałach, w zależności od wybranego okresu rozliczeniowego.

Duplikat traktowany jest wówczas tak, jak faktura pierwotna. Aby wiedzieć, jak odliczyć VAT z duplikatu, warto zwrócić uwagę na termin wystawienia faktury pierwotnej, bowiem po upływie 5 lat zobowiązanie podatkowe przedawnia się.

W art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zawarta jest informacja, że przedawnienie dotyczy wszystkich rozliczeń w podatku VAT, zarówno w sytuacji, gdy obowiązek podatkowy w podatku VAT uległ przekształceniu w zobowiązanie podatkowe, jak i wtedy gdy stał się kwotą zwrotu różnicy podatku lub też nadwyżką podatku naliczonego nad należnym.

Podatek VAT z duplikatu, a faktura korygująca

Zdarza się, że nabywca towaru otrzymuje poza fakturą pierwotną także fakturę korygującą. Ma on wówczas obowiązek zmniejszyć kwotę naliczonego w rozliczeniu podatku za ten okres, w którym została dostarczona faktura korygująca. Jeśli tego nie zrobi, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego zostaje uwzględnione w okresie, w którym nabywca dokona obniżenia.

Zgodnie z interpretacją indywidualną z 18.04.2016 r. Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy (sygn. ITPP1/4512-38/16/KM), zmniejszenie kwoty podatku naliczonego bez faktury pierwotnej nie jest możliwe. Należy więc złożyć wniosek o jej duplikat i uwzględnić go w rozliczeniu, po czym w tym samym okresie rozliczeniowym ująć fakturę korygującą.

Jak odliczyć VAT z duplikatu faktury, gdy podatnik otrzymał fakturę pierwotną, lecz uległa ona zagubieniu bądź zniszczeniu przed jej ujęciem w rejestrach, a następnie do nabywcy dotarła faktura korygująca? Należy wówczas dokonać korekty w zakresie terminu otrzymania faktury pierwotnej. W przeciwnym razie nie będzie istniała podstawa dla faktury korygującej.

Jak odliczyć VAT z duplikatu faktury – pozostałe przypadki

W sytuacji, gdy podatnik nie może odnaleźć faktury pierwotnej, lecz w związku z jej dostarczeniem został on uprawniony do odliczenia podatku VAT w danym kwartale lub miesiącu oraz w dwóch następnych okresach rozliczeniowych, nie należy ujmować duplikatu w rozliczeniach.

Mogłoby bowiem dojść do zdublowania się kwot, które wynikają z faktury pierwotnej. W tym przypadku nie istnieje konieczność odwoływania się do duplikatu z poziomu faktury korygującej. Jak odliczyć VAT z duplikatu faktury, gdy jej wersja pierwotna została zniszczona lub zaginęła już po dokonaniu rozliczenia przez podatnika? Jeśli nabywca otrzyma fakturę korygującą, powinien uwzględnić ją w rejestrze VAT w tym samym miesiącu, w którym dokument do niego dotarł.

Dodatkowo, należy złożyć wniosek o wydanie duplikatu, który będzie stanowił potwierdzenie zainicjowanego przez fakturę pierwotną zdarzenia.

Kiedy podatnik traci prawo do odliczenia VAT z duplikatu faktury?

Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy o VAT, nie zawsze istnieją podstawy do obniżenia naliczonego podatku. Dzieje się tak m.in. wówczas, gdy podmiot, który wystawił fakturę nie istnieje, gdy dokument zawiera niezgodne z rzeczywistością kwoty bądź stwierdza czynności, które nie zostały dokonane.

Aby uniknąć takich sytuacji, warto świadomie i starannie wybierać godnych zaufania kontrahentów.

Dowiedz się więcej o tym jak to robić TUTAJ.

 

Zapisz sie do newslettera Bisnode!

Otrzymuj na bieżąco nasze opracowania, raporty i analizy.

Zapisz się!

Dowiedz się więcej o naszej współpracy z D&B

Zobacz na czym polega unikalna wartość Bisnode na polskim i międzynarodowym rynku
Dowiedz się więcej