Kontrola podatkowa - jak przebiega

Kontrola podatkowa, choć w większości przypadków wywołuje pejoratywne skojarzenia, jest niezwykle istotną czynnością umożliwiającą zweryfikowanie, czy prowadzona działalność funkcjonuje zgodnie z obowiązującym prawem podatkowym.

Choć przebieg kontroli podatkowej nierzadko wymaga chwilowej reorganizacji w firmie, jest to sytuacja, do której można się z odpowiednim wyprzedzeniem przygotować.

Poniżej objaśniamy wszelkie zawiłości związane z kontrolą z urzędu oraz wyjaśniamy, co przysługuje a do czego zobowiązany jest przedsiębiorca.

Kontrola podatkowa a obowiązek zawiadomienia

Kontrola podatkowa zdecydowanie nie należy do niespodziewanych sytuacji, które zaskakują podatnika w najmniej oczekiwanym momencie. Instytucje skarbowe zobowiązane są do zawiadomienia podatnika o zbliżającej się kontroli – takie pismo powinno wpłynąć od 7 do 30 dni przed faktycznym rozpoczęciem planowanych procesów kontrolnych.

Jeżeli kontrola nie rozpocznie się przed upływem wskazanych wcześniej 30 dni (liczonych od daty, w którym podatnik otrzymał zawiadomienie), instytucje podatkowe muszą określić nowy termin.

W sytuacji, w której to kontrola rozpoczyna się przed upływem terminu 7 dni, niezbędna jest zgoda podatnika.

Przygotowania do kontroli podatkowej - czas start

Po otrzymaniu oficjalnego zawiadomienia o zbliżającej się kontroli podatkowej, czas na przygotowania. W zawiadomieniu znajdziesz szczegółowo określone typy i zakresy podatków podlegających kontroli.

Dzięki temu możesz zweryfikować poprawność całej dokumentacji i uzupełnić ewentualne braki czy nanieść konieczne poprawki.

Na co należy zwrócić szczególną uwagę przeglądając dokumenty z ostatniego czasu?

• Poprawność deklaracji podatkowych,
• ewentualnie nieścisłości dot. zapisów w księdze przychodów i rozchodów,
• zawartość faktur kosztowych i zakupowych,
• jeżeli takie występują – podatkowe zaległości, które powinny zostać uregulowane do momentu rozpoczęcia kontroli,
• w przypadku zagranicznych partnerów czy klientów warto skorzystać z usług biegłego i przetłumaczyć dokumenty na język polski,
• jeżeli dana firma korzysta z elektronicznego systemu finansowo-księgowego pojawia się możliwość przeprowadzenia e-kontroli podatkowej; wówczas należy przekazać kontrolerom wszelkie niezbędne informacje dot. wykorzystywanego oprogramowania.

Kontrola podatkowa a powiadomienie pracowników

Po otrzymaniu informacji o zbliżającej się kontroli, podatnik powinien niezwłocznie powiadomić pracowników odpowiadających za kwestie finansowe i księgowe w danej firmie.

Kontrola podatkowa nie ogranicza się bowiem do zweryfikowania dokumentów, ale obejmuje także ewentualne pytania skierowane do osób zaangażowanych. Według art. 287 § 4 Ordynacji podatkowej, do udzielania wyjaśnień zobowiązani są wybrani pracownicy, podmioty działające w porozumieniu z podatnikiem oraz osoby, które są oficjalnymi reprezentantami kontrolowanego.

W sytuacji, kiedy przedsiębiorca z powodów losowych nie może być obecny w siedzibie firmy podczas kontroli podatkowej, może przekazać pełnomocnictwo wybranej osobie fizycznej. Zgłoszenie takie należy w formie pisemnej bądź ustnej – oryginalny dokument należy wówczas włączyć do dokumentacji kontroli, natomiast pełnomocnictwo ustne włączyć do protokołu.

Do czego zobowiązany jest przedsiębiorca?

Przedsiębiorca, bądź osoba upoważniona, zobowiązany jest do udostępnienia wszelkich materiałów niezbędnych do wykonania czynności kontrolnych. Co zatem wchodzi w obowiązki podatnika podczas kontroli?

• Umożliwienie bezproblemowego dostępu do konkretnych budynków oraz pomieszczeń,
• przedłożenie wszelkich dokumentów podlegających kontroli takich jak akta czy księgi,
• sporządzenie spisu z natury (jeśli wymaga tego urzędnik przeprowadzający kontrolę),
• w uzasadnionych przypadkach przedstawienie tłumaczenia dokumentów z języka obcego na język polski wykonane na koszt podatnika,
• jeżeli konieczne jest wyjaśnienie dot. nieścisłości w dokumentach czy innych kwestii, osoba upoważniona zobowiązana jest do złożenia wyjaśnień,
• zapewnienie osobom kontrolującym możliwość udokumentowania stanu faktycznego poprzez filmowanie, wykonywanie fotografii, nagrywanie i inne.

Jakie prawa przysługują przedsiębiorcy?

Oprócz zobowiązań względem przedstawicieli urzędu skarbowego, podatnikowi przysługują także określone prawa. Kontrola powinna być przede wszystkim poprzedzona pisemnym zawiadomieniem, a kontrolerzy są zobowiązani do potwierdzenia swojej tożsamości i przedłożenia służbowej legitymacji.

Ponadto, podatnik ma prawo do:

• Uczestniczenia we wszelkich czynnościach kontrolnych, jak i w ewentualnym postępowaniu dowodowym, o którym podatnik powinien zostać powiadomiony min. 3 dni przed terminem zeznań,
• wskazania pełnomocnika bądź osoby reprezentującej,
• nadzorowania procesu kontroli w kontekście przestrzegania przepisów BHP oraz przepisów ustawy o Prawie przedsiębiorców,
• złożenia skargi bądź domagania się odszkodowania w wyniku wszelkich nieprawidłowości czy naruszeń w trakcie kontroli.

Kontrola podatkowa, pomimo chwilowej dezorganizacji w funkcjonowaniu firmy związanej z koniecznością weryfikacji dokumentacji, jest procesem do którego – dzięki konieczności zawiadomienia spoczywającej na urzędzie - można się przygotować, unikając tym samym późniejszych konsekwencji wynikających z braków w dokumentacji czy jej niedokładnego prowadzenia.

Jak przed współpracą dokładnie zweryfikować kontrahenta aby nie narażać się na problemy?

• Opóźnień w płatnościach faktur,
• nierzetelnych dostawców lub klientów
• następstw zawierania umów z nieodpowiednimi kontrahentami
• słabej kondycji finansowej kontrahenta.