Artykuły

Poznaj różnicę między korektą faktury a notą korygującą

Korekta faktury a nota korygująca - kiedy wystawić korektę a kiedy notę?

Wystawianie faktur to pracochłonne i skomplikowane zadanie, które bardzo często wymaga wprowadzania późniejszych poprawek. Błędy w fakturze mogą zostać jednak łatwo skorygowane dzięki dostępności dokumentów takich jak faktura korygująca i nota korygująca. Choć nazwy dokumentów są zbieżne, znacznie różnią się one procedurą wypełniania, podmiotami uprawnionymi do ich wystawiania, księgowaniem oraz możliwymi sposobami otrzymania potwierdzenia odbioru. Poniżej przedstawiamy dokładne rozróżnienie charakteryzujące profil faktur korygujących oraz not korygujących.

Faktura korygująca

Faktura korygująca jest dokumentem sporządzanym w przypadku konieczności dokonania zmian na oryginalnej fakturze wskutek popełnionych błędów. Korekty te zazwyczaj powodują zmiany ostatecznych kosztów i wysokości podatku VAT. Podmiotem uprawnionym do wystawiania faktur korygujących jest wyłącznie sprzedawca.

Podstawowe rodzaje faktur korygujących

Istnieją dwa obowiązujące typy faktur korygujących:

  • faktura korygująca pozycje faktury – dokument wystawiany jest przez sprzedawcę w przypadku, gdy na oryginalnej fakturze pojawią się błędy w konkretnych pozycjach czyli cenach, stawkach VAT etc.; musi zostać zaksięgowana,
  • faktura korygująca dane formalne – dokument również wystawiany przez sprzedawcę – ten rodzaj faktury stosuje się w przypadku wcześniejszego popełnienia błędów formalnych, np. pomyłka związana z błędnym adresem czy nieprawidłowym NIPem) – dokument nie wymaga zaksięgowania, zostaje jedynie dołączony do oryginału. 

Zawartość faktury korygującej

Dokumenty korygujące, zarówno faktura jak i nota, są regulowane przez konkretne ustawy – ich forma musi zatem ściśle odpowiadać określonym regułom. Na egzemplarzu faktury korygującej powinny znaleźć się następujące informacje:

  • data wystawienia dokumentu,
  • numer faktury,
  • podstawowe dane, które znajdowały się w pierwszym egzemplarzu dokumentu,
  • umotywowanie dokonania korekty oraz wskazanie na poprawne treści,
  • oznaczenie „faktura korygująca” informujące o charakterze dokumentu.

Wystawianie faktury korygującej przez sprzedawcę

Wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę jest możliwe w sytuacji, kiedy błąd popełniony przy wypełnianiu oryginalnej faktury był związany z opisowymi elementami dokumentu. Sprzedawca jest uprawniony do wystawienia faktury korygującej gdy po wystawieniu oryginalnego dokumentu:

  • został udzielony rabat powodujący zmianę ceny,
  • cena produktu została obniżona wskutek opustu bądź obniżki,
  • nabywca dostał częściowy lub pełny zwrot kwoty,
  • kwota lub stawka podatku uwzględniona na oryginalnej fakturze zwierała błąd lub była nieaktualna,
  • zakupione towary i opakowania zostały zwrócone przez nabywcę.

Potwierdzenie odbioru faktury korygującej

Konieczność potwierdzenia odbioru faktury korygującej zależy od szczegółowych informacji zawartych w dokumencie. Jeśli sprzedawca wskutek popełnionych wcześniej błędów musi podwyższyć podatek VAT, korekta podatku należnego nie będzie zależała od potwierdzenia nabywcy. Jeśli jednak sprzedawca zobowiązany jest do obniżenia VATu, potwierdzenie odbioru faktury jest czynnikiem determinującym dalsze czynności.

Istnieje kilka dopuszczalnych metod potwierdzenia odbioru faktury korygującej:

  • pisemne potwierdzenie odbioru dokumentu,
  • potwierdzenie elektroniczne,
  • fax,
  • listowne przekazanie egzemplarza z datą i podpisem poświadczającym odbiór,
  • zwrotne potwierdzenie odbioru (list polecony).

Art. 29a ust. 15 ustawy VAT wprowadza wyjątki, w ramach których potwierdzenie odbioru faktury nie jest konieczne. W takim przypadku korekta powinna dotyczyć:

  • eksportu produktów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
  • produktów bądź usług, których miejsce opodatkowania wykracza poza granice kraju,
  • usług telekomunikacyjnych bądź sprzedaży gazu przewodowego, energii elektrycznej, chłodniczej bądź cieplnej,
  • transakcji, której realizacja przebiegała zgodnie z informacjami uwzględnionymi w fakturze korygującej, a nie uzyskała potwierdzenia od nabywcy.

Nota korygująca

Nota korygująca, podobnie jak faktura korygująca, dotyczy nieprawidłowych zapisów podważających poprawność oryginalnego dokumentu. Zakres korekty, którą można dokonać w ramach noty, jest jednak ograniczony – dotyczy jedynie błędów popełnionych w zakresie elementów opisowych. Nota korygująca może być wystawiana tylko przez nabywcę.

Zawartość noty korygującej

Nota korygująca, jako pochodna dokumentu księgowego, również jest definiowana przez ustawę o podatku od towarów i usług. W skład noty wchodzą następujące informacje:

  • data wystawienia dokumentu,
  • numer noty,
  • NIP,
  • dane osobowe stron (nazwa lub imiona i nazwiska),
  • datę wraz z którą nastąpiła sprzedaż,
  • wskazanie na korygowaną treść i wprowadzenie prawidłowych informacji,
  • oznaczenie „nota korygująca”.

Wystawianie noty korygującej przez nabywcę

Nabywca faktury posiada możliwość wystawienia noty korygującej, jeśli błąd popełniony w fakturze był związany z elementami opisowymi dokumentu, takimi jak:

  • błędny NIP,
  • nieprawidłowy adres nabywcy lub sprzedawcy,
  • oznaczenie towaru bądź usługi niezgodne z rzeczywistością,
  • błędny numer rejestracyjny pojazdu (w przypadku gdy podanie numeru jest konieczne, np. przy zakupie paliwa),
  • nieprawidłowy zapis daty odbioru, sprzedaży bądź terminu płatności.

Akceptacja noty korygującej

Prawidłowe wypełnienie formularza nie jest jednak równoznaczne z zakończeniem całego procesu. Nota korygująca musi zostać zaakceptowana przez wystawcę faktury pierwotnej. W kwestii definiowania owego potwierdzenia, przepisy nie są jednak rygorystyczne – w wielu przypadkach wystarczającą akceptacją będzie ta w formie elektronicznej.

Korekta faktury czy nota korygująca?

Faktura korygująca oraz nota korygująca to dokumenty, które pomimo zbieżnych nazw, różnią się czterema zasadniczymi elementami. Po pierwsze, podmiotem uprawnionym do wystawienia dokumentu – w przypadku faktury jest to sprzedawca, natomiast notę wystawia jedynie nabywca. Po drugie, sposobem księgowania – w przeciwieństwie do not, faktury korygujące podlegają zaksięgowaniu. Po trzecie, wprowadzonymi zmianami – nota zakłada jedynie korektę błędów w nazwach, adresach, datach czy opisach transakcji, faktura dotyczy ponadto ilości, ceny, kwoty czy stawki VAT. Po czwarte, potwierdzeniem otrzymania dokumentu -  w przypadku faktury korygującej takie potwierdzenie konieczne jest jedynie przy obniżeniu podatku VAT, nota zaś powinna uzyskać potwierdzenie odbioru przez wystawcę faktury pierwotnej.

Zastosowanie danych

Zdobądź nowych klientów

Zwiększ sprzedaż oraz ogranicz ryzyko i zbuduj trwałe relacje z klientami dzięki danym i analizom Bisnode
Sprawdź

Zapisz sie do newslettera Bisnode!

Otrzymuj na bieżąco nasze opracowania, raporty i analizy.

Zapisz się!