Artykuły Smart Data Raporty

Na co zwrócić uwagę, podpisując umowę z firmą księgową?

15 lut 2021

Sprawy księgowe i kadrowo-płacowe stanowią nieodzowny element działalności gospodarczej. Ustawodawca nakłada na przedsiębiorców szereg obowiązków prawnych, których spełnienie jest warunkiem uczestnictwa w obrocie gospodarczym.

Aby spełnić te obowiązki, przedsiębiorcy zatrudniają księgowych bądź sięgają po pomoc zewnętrznych podmiotów świadczących usługi księgowe, np. biur rachunkowych.

Z tej ostatniej możliwości chętnie korzystają niewielkie podmioty gospodarcze, wiąże się ona bowiem ze znacznie mniejszymi kosztami niż w przypadku zatrudnienia księgowego. Powierzenie spraw księgowych firmie księgowej pozwala skoncentrować się przedsiębiorcy na sprawach związanych z działalnością – co jest niezwykle pożądane w obliczu konieczności zdobycia odpowiedniej pozycji rynkowej.

 

Niniejszy artykuł wskazuje na co zwrócić uwagę, podpisując umowę z firmą księgową. Zaczynamy od ogólnej charakterystyki umowy o usługi księgowe oraz przedstawienia wskazówek ogólnych, co do jej zawarcia. Następnie przedstawiamy elementy umowy, które nie wiążą się z ryzykiem dla przedsiębiorcy; w końcu też opisujemy te elementy umowy, na które – z uwagi na występowanie takiego ryzyka – należy zwrócić szczególną uwagę.

Umowa o usługi księgowe – czym jest?

Przepisy Kodeksu cywilnego (dalej również: k.c.) nie wyróżniają umowy o usługi księgowe jako jednego z typów umów zobowiązaniowych, takich jak sprzedaż, zlecenie czy dzieło. Z tego względu uznać należy, że umowa o świadczenie usług księgowych stanowi przykład umowy nienazwanej – o możliwości jej zawarcia decyduje zasada swobody umów wyrażona w art. 353 [1] Kodeksu cywilnego. Należy przy tym pamiętać, że umowa o usługi księgowe jest umową o świadczenie usług, która nie jest uregulowana odrębnymi przepisami, tj. umową, o której mowa w art. 750 Kodeksu cywilnego. Wobec tego do umowy o usługi księgowe stosuje się przepisy o umowy zlecenie (zob. art. 750 k.c.). Przykładowe konsekwencje stosowania przepisów dotyczących umowy zlecenia w odniesieniu do umowy o usługi księgowe zostaną omówione w części dotyczącej czasu trwania umowy i terminów wypowiedzeń.

Z uwagi na brak ustawowych wskazań, co do treści umowy o świadczenie usług księgowych, podmioty mają dużą dowolność w zakresie jej ustalenia. To z jednej strony wpływa na atrakcyjność tej umowy, z drugiej zaś powoduje, że jej zawarcie wiąże się z pewnym ryzykiem, zwłaszcza jeśli przedsiębiorca nie jest zaznajomiony z prawem cywilnym.

Na co zwrócić uwagę, podpisując umowę z firmą księgową? Wskazówki ogólne

Umowy należy czytać – to truistyczne, wydawałoby się, stwierdzenie powinno stanowić podstawę działania przedsiębiorcy nie tylko w kontekście współpracy z firmą księgową, ale również w kontekście jego całej działalności gospodarczej.

Należy pamiętać, że umowy o usługi księgowe są zwykle przygotowywane w oparciu o szablony – również te, które łatwo znaleźć w internecie – stąd przed rozmową z podmiotem świadczącym usługi księgowe warto zapoznać się z typowymi elementami umowy. Wówczas łatwiej będzie nam rozpoznać „podejrzane” – ze względu na nietypowość – postanowienia umowne.

Co zawiera umowa o usługi księgowe? Oznaczenie stron i data zawarcia

Do wstępnych, podstawowych elementów umowy o usługi księgowe należą oznaczenie stron – uczestników ustalanego stosunku prawnego – oraz data jej zawarcia. Oznaczenie stron stosunku następuje przez podanie danych identyfikacyjnych: nazw podmiotów (usługobiorcy i usługodawcy), ich adresów, NIP-ów, form prowadzenia działalności, a także informacji na temat podmiotów ich reprezentujących,

Czas trwania umowy i terminy wypowiedzeń

W umowie o usługi księgowe można zawrzeć postanowienia o czasie trwania stosunku prawnego. Umowę można zawrzeć również na czas nieoznaczony – wówczas nie określa się w niej terminu zakończenia stosunku. Jeśli w umowie nie przewidziano terminu zakończenia współpracy z firmą księgową, wówczas uznaje się, że umowa taka została zawarta na czas nieoznaczony. Z perspektywy możliwości wypowiedzenia umowy o usługi księgowe określenie (bądź nieokreślenie) czasu jej trwania jest nieistotne. Podmiot zlecający może bowiem wypowiedzieć umowę o usługi księgowe w dowolnym momencie na mocy art. 746 Kodeksu cywilnego – tak w przypadku umowy zawartej na czas oznaczony, jak i nieoznaczony.

Należy jednak pamiętać, że przedsiębiorca-zlecający musi zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. Ponadto, w razie odpłatnego zlecenia przedsiębiorca-zlecający powinien zapłacić przyjmującemu zlecenie część wynagrodzenia, które odpowiada jego dotychczasowym czynnościom, a jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, powinien także naprawić wynikłą stąd szkodę (zob. art. 746. Kodeksu cywilnego).

Na co zwrócić uwagę, podpisując umowę z firmą księgową?

Oznaczenie stron i data zawarcia umowy są na tyle „nieryzykownymi” elementami umowy o usługi księgowe (i innych umów zobowiązaniowych), że nie wymagają szerszego omówienia. Podobnie rzecz się ma w odniesieniu do postanowień o czasie trwania stosunku prawnego.

Jak bowiem zostało powiedziane, uwzględnienie (bądź nieuwzględnienie) w umowie zapisów dotyczących czasu trwania stosunku prawnego nie wpływa na możliwość jej wypowiedzenia. Ryzyko, o którym była mowa wyżej wiąże się zwykle z innymi, typowymi elementami tych umów.

Przedmiot umowy

Pierwszym z takich elementów – koniecznym z perspektywy funkcji zobowiązania – jest określenie przedmiotu umowy: strony muszą ustalić, co wchodzi w zakres usług księgowych. W zależności od potrzeb przedsiębiorcy oraz charakteru jego działalności przedmiot umowy może zostać określony w różny sposób. Do przykładowych czynności zlecanych firmie księgowej należą: prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, prowadzenie rejestrów VAT czy sporządzanie deklaracji podatkowych.

Ustalając przedmiot umowy, musimy wiedzieć, na czym dokładnie polegają poszczególne usługi. Tylko w ten sposób będziemy mogli podjąć świadomą decyzję, co do ich wyboru. Wybór wyłącznie potrzebnych usług ma oczywiście duże znaczenie z perspektywy finansowej: jako przedsiębiorca nie chcemy ponosić tych kosztów, których ponosić nie musimy.

Warunki finansowe świadczenia usług

Zazwyczaj w umowie o świadczenie usług księgowych ustala się kwotę podstawową za każdą usługę, której realizację przewidziano w umowie. Ustalenie jej wysokości zależy oczywiście od indywidualnych preferencji tak przedsiębiorcy-zlecającego, jak i firmy księgowej.

Należy jednak pamiętać, że działalność gospodarcza jest procesem i jako taki proces odznacza się swoistą dynamicznością: sytuacja przedsiębiorcy-zlecającego np. w zakresie liczby zatrudnianych pracowników czy (co ważne) ilości „produkowanej” dokumentacji może z czasem ulec zmianie.

Z tego względu do umowy bardzo często dołącza się załącznik w postaci cennika usług. Cennik ten może zawierać informacje np. o kosztach dodatkowych w przypadku przekroczenia ustalonej liczby obsługiwanych dokumentów. Ważne zatem, aby przed zawarciem umowy o usługi księgowe, dowiedzieć się, jakie wskazania ów cennik przewiduje – a zatem – jakie koszty będziemy musieli ponieść w zależności od zmian w naszej sytuacji gospodarczej.

Kwestia odpowiedzialności

Kodeks cywilny wyróżnia dwa główne rodzaje odpowiedzialności: odpowiedzialność kontraktową (art. 471. k.c. i następne) oraz odpowiedzialność deliktową (art. 415. k.c. i następne). Odpowiedzialność pierwszego rodzaju dotyczy skutków niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, natomiast odpowiedzialność drugiego rodzaju dotyczy czynów niedozwolonych, tzw. deliktów.

Zwykle umowa o usługi księgowe zawiera pewne postanowienia dotyczące odpowiedzialności obydwu rodzajów. Można np. uregulować w umowie kwestię tzw. klauzuli o wyłączenie odpowiedzialności. Zgodnie z nią błąd, który wynika z działań i zaniechań klienta (m.in.: przekazania błędnych danych, niedostarczeniu wymaganych przez prawo dokumentów lub dostarczeniu ich po terminie) skutkuje wyłączeniem odpowiedzialności – kontraktowej bądź deliktowej.

Przy zawieraniu umowy warto zwrócić uwagę na to, w jaki sposób została w niej rozstrzygnięta kwestia odpowiedzialności, tj. czy i w jaki sposób została zmodyfikowana odpowiedzialność uregulowana przepisami Kodeksu cywilnego.

Inne postanowienia umowne

Nie sposób szczegółowo opisać wszystkich postanowień, na które powinien zwrócić uwagę przedsiębiorca podpisujący umowę z firmą księgową. Postanowienia te dotyczyć mogą m.in.: dostępu do dokumentów i informacji o stanie finansowym przedsiębiorcy (w szczególności określenia sposobu udostępniania potrzebnych zlecającemu dokumentów), właściwości sądu w przypadku wystąpienia sporów, ubezpieczenia OC przedsiębiorcy świadczącego usługi księgowe (biura rachunkowego), czy informacji poufnych.

Należy na koniec zaznaczyć, że w przypadku rozbudowanych umów zawierających wiele postanowień, ograniczających stosowanie przepisów prawa cywilnego warto – przed zawarciem umowy – skorzystać z pomocy prawnika. Jak zostało powiedziane w 1. treść umowy o usługi księgowe może być ukształtowania w dużej mierze dowolnie. Stąd przynajmniej w niektórych przypadkach – gdy nie mamy pewności, co do korzystności zapisów umownych – pomoc profesjonalisty może okazać się nieodzowna. Prawnik nie tylko oceni proponowane przez firmę księgową postanowienia umowne z perspektywy przedsiębiorcy-zlecającego, ale również zaproponuje nowe, korzystne dla niego (przedsiębiorcy) zapisy.

Last but not least – należy pamiętać, że przedsiębiorca zawierający umowę z innym przedsiębiorcą (a z taką sytuacją mamy w tym przypadku do czynienia) nie podlega szczególnej ochronie prawnej, tj. takiej, jakiej podlega konsument w stosunkach z przedsiębiorcą. Stąd powinien on zachować szczególną ostrożność, jeśli chodzi o wchodzenie w jakiekolwiek stosunki zobowiązaniowe.

Zapisz sie do newslettera Dun & Bradstreet!

Otrzymuj na bieżąco nasze opracowania, raporty i analizy.

Zapisz się!

Dowiedz się więcej o naszej współpracy z D&B

Zobacz na czym polega unikalna wartość Dun & Bradstreet na polskim i międzynarodowym rynku
Dowiedz się więcej