Monitoruj kontrahentów, sprawdzaj płatności. Nie czekaj na zapłatę.

„Zautomatyzowane procesy monitoringu klientów, znacząco zmniejszają ryzyko straty” - mówi Henrik Hargéus, Product Manager, Risk & Credit w Dun & Bradstreet.

Nie jest tajemnicą, że wielu właścicieli małych firm w Polsce i w każdym innym kraju często cierpią z powodu opóźnionych płatności lub ich braku. Powoduje to problemy z ich bieżącą płynnością finansową - w najgorszym przypadku może prowadzić do bankructwa.

„Można mówić o efekcie domina. Nie płacą, ponieważ także im nie zapłacono. Powstaje wówczas cały łańcuch zależności finansowych” – mówi Hargéus.

Według Henrika opóźnienia płatności wynikają nie tylko ze sposobu współpracy, kultury płatności czy wzajemnych ustaleń między podmiotami. Zatory płatnicze są także wynikiem systemowym.

„Wielu uczciwych przedsiębiorców jest sprawcą powstawania zaległości płatniczych. Poprzez zaniedbywanie strony administracyjnej, a dokładniej fakturowania czy zlecenia przelewu. Może to także być spowodowane faktem, błędu na fakturze, nieczytelnej pieczątki, niepoprawnego numeru rejestrowego firmy itp. na wystawienie duplikatu potrzebny jest czas, a opóźnienia sprawiają że jeszcze dłużej trzeba czekać na swoje własne i ciężko zarobione pieniądze”.

Skuteczny sposób na ochronę firmy przed zaległościami płatniczymi

Jak uniknąć kłopotów? Jak monitorować płatności? Odpowiedzią na te dwa pytania są procedury. Niezależnie od tego czy mamy do czynienia z małą, średnią czy dużą firmą.

Według Hargéusa: „Dobrze opracowane i wdrożone procedury doskonale się sprawdzają i porządkują działanie każdego podmiotu. Nawet małe firmy mogą monitorować kontrahentów i prawidłowość wystawianych faktur, nie tylko przychodzących, ale także wychodzących. Sprawdzając na bieżąco prawidłowość nazw, adresów, kont czy numerów rejestrowych. Dodatkowo automatyzacja procesów i monitoringu pozwala na ustawienia limitów kredytowych zawieranych transakcji, alertów i przypomnień o płatnościach. W końcu jest to sposób na ochronę twojej firmy”.

Skorzystaj z technologii

Hargéus zwraca uwagę, że istnieje obecnie wiele rozwiązań technicznych, które automatycznie pomagają kontrolować portfel klientów. Na przykład rozwiązanie Dun & Bradstreet i Dun&Braadstreet – D&B Credit – dzięki ktoremu firmy mogą przeprowadzać bieżącą kontrolę kredytową i śledzić ogólną sytuację finansową zarówno obecnych, jak i nowych klientów.

„Narzędzie z doskonałymi i na bieżąco aktualizowanymi danymi. W jednym miejscu, z dostępem 24/7. System pozwalający na monitoring z wielu krajów, więc doskonały także dla tych prowadzących działalność międzynarodową” – mówi Hargéus.

Pięć wskazówek na skuteczną ochronę firmy

1. Sprawdzaj wszystkich klientów. Nie zapominaj także o tych, którzy są z tobą od wielu lat. Wedle szacunków 80 proc. start generują nasi stali klienci.
2. Upewnij się, że dane na fakturze są wystawione prawidłowo. Może się to wydawać oczywiste, ale błędy na fakturach odczuwalnie spowalniają płatności.
3. Opracuj politykę kredytową w firmie. Krótko mówiąc, stwórz wewnętrzne procedury dotyczące tego, kto jest odpowiedzialny za kredyt, jak należy obsługiwać faktury i jak reagować w przypadku opóźnionej płatności. Upewnij się, że wszyscy zainteresowani w firmie są świadomi zasad.
4. Ustaw odpowiedni limit kredytu. Indeks płatności umożliwia monitorowanie zachowania klienta w zakresie płatności i ustalenie rozsądnego limitu kredytowego na tej podstawie, co zmniejsza ryzyko strat kredytowych.
5. Ustaw przypomnienie. Upewnij się, że warunki płatności są jasne i że ustawiłeś alert przypominający o mijającym terminie płatności wraz z opłatami towarzyszącymi. Wiele firm unika takiego rozwiązania z obawy przed pogorszeniem stosunków z klientami, ale pamiętaj, że opóźnienia w płatnościach mogą postawić Twoją firmę w trudnej sytuacji.