Artykuły Raporty

Niezapłacone faktury - dochodzenie wierzytelności

Obecnie coraz powszechniejszym i niezmiernie istotnym utrudnieniem dla procesu utrzymywania płynności finansowej firmy są niezapłacone faktury. Kolejny problem stanowi fakt, że dłużnik może unikać spłaty zobowiązania przez dłuższy czas, realnie obracając w tym okresie naszymi środkami - traktuje je po prostu jak nieoprocentowaną pożyczkę. Procedura odzyskiwania niezapłaconych należności jest długa i czasochłonna, a często pochłania również znaczne dodatkowe środki finansowe. Przez to tracimy niejako podwójnie. Dlatego pragniemy podpowiedzieć - w jaki sposób zabezpieczać się przed przeterminowanymi płatnościami?

Konsekwencje nieterminowych płatności

W gospodarce zachodzą nieustanne zmiany. Każdy przedsiębiorca powinien zatem obserwować rynek i dostosowywać swoje zachowanie do jego aktualnego kształtu. W ostatnich latach dynamika wzrostu wartości przeterminowanych płatności jest zdecydowanie wyższa niż dynamika upadłości przedsiębiorstw. W praktyce oznacza to, iż płatności opóźnianie są również przez firmy, które posiadają środki, aby je uregulować – można zatem podejrzewać, że stanowi to po prostu element ich strategii.

W procesie zarządzania ryzykiem kredytowym nie można więc bazować tylko na ocenie standingu finansowego kontrahenta w oparciu o dane finansowe. Nie wystarczy także oceniać ryzyko przez pryzmat swoich doświadczeń we współpracy z Klientem. Niestety nie płacą również te firmy, które mają dobrą sytuację finansową, a mechanizm zatoru płatniczego powoduje, że dobrzy kontrahenci, którzy od lat nie spóźniali się z płatnościami, obecnie mogą mieć problemy z uregulowaniem swoich zobowiązań.

Statystyki odnośnie płatności

Jak wynika z badań polskiego rynku, 80% strat finansowych polskich przedsiębiorców pochodzi od dobrych, znanych kontrahentów, z którymi nasi Klienci współpracowali od dłuższego czasu. Kolejną, jeszcze bardziej zatrważającą statystyką jest ta, że 95% polskich przedsiębiorców deklaruje, iż w swojej działalności spotkali się niejednokrotnie z opóźnieniami, często bardzo długimi, w płatnościach.

Obserwowanie zachowań płatniczych firm, czyli jak uniknąć strat?

Analizując na bieżąco przepływy finansowe pomiędzy tysiącami polskich i zagranicznych przedsiębiorstw, w porę zauważyć można początek powstawania zatoru płatniczego, ostrzec odbiorców przed opóźnieniami w płatnościach, jak również wskazać na firmy rzetelne i solidne. Terminowość płatności można sprawdzić, obserwując zachowania płatnicze uwzględnione między innymi w raportach handlowych. Kolejnym sposobem jest przystąpienie do programu monitorowania należności, gdzie uczestnicy przesyłają swoje raporty wiekowania należności. Otrzymane dane przetwarzane są przez system i podawane w formie analiz na temat sposobów i terminowości płatności przez daną firmę lub nawet całą branżę.

Podjęcie takich środków zapobiegawczych pozwoli ocenić, czy rozpoczęcie współpracy z daną firmą może wiązać się z problemami czy też stanowi ona potencjalnie bezpiecznego kontrahenta. Ważne również, aby nadal nadzorować firmę w czasie współpracy i zawczasu wychwytywać wszelkie możliwe zagrożenia. Po ich zaobserwowaniu należy dostosowywać warunki współpracy z daną firmą tak, aby opóźnienia nie wpłynęły na działanie i kondycję finansową Twojej firmy.

Jeżeli wcześniej nie zabezpieczyliśmy się przed opóźnieniami w regulowaniu zobowiązań przez naszych klientów, warto wiedzieć, jak wygląda standardowa procedura odzyskiwania przeterminowanych płatności.

Jedną z pierwszych czynności, które powinny zostać wykonane w procesie odzyskiwania należności tytułem niezapłaconej faktury, jest kontakt telefoniczny z dłużnikiem. Należy pamiętać, że kluczowe jest, w jaki sposób zostanie ona przeprowadzona. Klient powinien rzeczowo i bez zbędnych emocji zostać poinformowany, że usługa lub dostarczenie towaru odbyły się zgodnie z zawartą umową, toteż wierzyciel ma prawo do uzyskania za nie ustalonego wcześniej między stronami wynagrodzenia. Następnie konieczne jest stanowcze poinformowanie kontrahenta, że należne wynagrodzenie jest istotne z punktu widzenia stabilności prowadzonej działalności.

Niezapłacone faktury a polubowne rozwiązanie sporów

Często jednak przyczyną opóźnienia jest aktualny brak środków u klienta. W takiej sytuacji chcąc odzyskać pieniądze za wykonaną pracę, warto dojść do porozumienia z dłużnikiem i rozwiązać kwestię polubownie. Jest to możliwe, jeśli otrzymamy informację zwrotną, że aktualne problemy finansowe klienta są przejściowe i wykazuje on chęć spłaty - można wtedy rozłożyć zadłużenie na raty i ustalić pisemnie harmonogram spłat. Tego typu pismo powinno być podpisane ze strony dłużnika. Przy zastosowaniu takiego rozwiązania należy zawrzeć pisemnie porozumienie z określeniem konkretnych wysokości rat i dat ich spłaty.

Procedura przy uchylaniu się od zapłaty

Jeśli klient nie wywiązał się ze zobowiązania kolejnym krokiem wobec niego powinno być listowne przypomnienie mu, że zaniedbał terminy płatności faktur. Pismo należy wysłać listem poleconym, za potwierdzeniem odbioru, zawierając w nim wezwanie do zapłaty w wyznaczonym terminie, na przykład tygodniowym. Jeśli w tym okresie nie zostanie uregulowana należność, dłużnikowi należy wysłać kolejne pismo, w którym zostanie zawarte wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem, że tym razem sprawa może zostać skierowana na drogę sądową, z żądaniem odzyskania całej sumy plus narastające odsetki. W piśmie można również zamieścić ostrzeżenie, że (jeśli dług jest wyższy niż 500 złotych w przypadku przedsiębiorstwa) zgodnie z ustaleniami ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych, dane dłużnika zostaną zamieszczone w jednym z rejestrów długów. W sytuacji, kiedy i kolejne pismo nie odniosło skutku, niezapłacone faktury mogą być przyczyną złożenia wniosku o wydanie nakazu zapłaty przez sąd elektroniczny. Jeżeli powyższe działania również nie przyniosą pożądanego efektu należy przekazać sprawę komornikowi, czego efektem jest następująca w związku z tym egzekucja komornicza.

Niezapłacone faktury a dochodzenie swoich roszczeń

Warto też odpowiedzieć na pytanie, dlaczego polskie przedsiębiorstwa, szczególnie te mniejsze, nadal nie korzystają ze wszystkich możliwości dochodzenia swoich roszczeń. Bardzo często kończy się to na ustnym zobowiązaniu i ustaleniach, które nie są ze strony dłużnika spełnione. Kolejny krok to wysyłanie kilkakrotnie wezwań do zapłaty, które również niczym nie skutkują. Niestety nader często zdarza się, że jest to ostatnie działanie podjęte przez wierzyciela, który zarzuca temat na przykład ze względu na stosunkowo niedużą kwotę długu.

Oczywiście jeśli dla wierzyciela bardziej liczy się czas odzyskania pieniędzy niż pozostawanie w dobrych relacjach z dłużnikiem, opisane procedury mogą zostać skrócone, a groźba wkroczenia na drogę sądową zawarta już w pierwszym monicie.

Powstanie długu związane jest z ewidentnym niedotrzymaniem warunków umowy ze strony dłużnika. Należy pamiętać jednak o tym, że jeśli jest to umowa o świadczenie usługi, przedawnia się po trzech latach. Dlatego koniecznie powinniśmy prowadzić rejestr nieopłaconych faktur tytułem usług po to, aby tych należności dochodzić jak najszybciej.

Pamiętaj jednak - łatwiej, taniej i bezpieczniej jest zapobiegać opóźnieniom w terminach płatności faktury, niż później borykać się z ich skutkami.

Jesteś zainteresowany rozwiązaniami Bisnode?

You must be logged in to submit the form.

Jednocześnie akceptuję informację o przetwarzaniu moich danych osobowych przez Bisnode Polska Sp. z o.o.znajdującą się TUTAJ.

Wyrażam zgodę na używanie, zgodnie z art. 172 ustawy Prawo telekomunikacyjne z dnia 16 lipca 2004 r. (t. j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1907 z późn. zm.), telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefon, e-mail) oraz automatycznych systemów wywołujących (np. automatycznie rozsyłające się wiadomości sms, e-mail) przez Bisnode Polska Sp. z o.o., w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego dotyczącego produktów i usług Bisnode Polska Sp. z o.o.

Jednocześnie oświadczam, iż mam świadomość, że podanie przeze mnie danych osobowych, a także wyrażenie powyższej zgody jest dobrowolne oraz że zgoda może zostać przeze mnie cofnięta w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem używania telekomunikacyjnych urządzeń końcowych oraz automatycznych systemów wywołujących dokonywanych przed cofnięciem zgody.

Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowej (tj. m. in. oferty marketingowej i newslettera), wysyłanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej, przez Bisnode Polska Sp. z o.o., zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. (t. j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1219  z późn. zm.). 

Jednocześnie oświadczam, iż mam świadomość, że podanie przeze mnie danych osobowych, a także wyrażenie powyższej zgody jest dobrowolne oraz, że zgoda może zostać przeze mnie cofnięta w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przesyłania informacji handlowej przed cofnięciem zgody.