Artykuły Smart Data Raporty

Podpis elektroniczny a składanie deklaracji podatkowych

02 mar 2020

Podpis elektroniczny - udogodnienie czy konieczność?

Jako obywatele Polski funkcjonujemy w realiach państwa, które przed trzydziestoma laty przystąpiło do strefy wolnego rynku państw zachodnich. Te ostatnie trzy dekady należy uznać za niewątpliwy sukces polskiej gospodarki i polskich przedsiębiorców, ściśle powiązany z innowacjami oraz udogodnieniami wprowadzanymi do naszego systemu prawnego.

Za tego typu narzędzie należy uznać podpis kwalifikowany, potocznie nazywany podpisem elektronicznym. Narzędzie niestanowiące przecież zupełnego novum, a jednak zdobywające popularność w naszym kraju dopiero w ostatnich latach.

Co to jest podpis kwalifikowany i w jakim celu został stworzony?

Najprościej mówiąc, jest to podpis w formie cyfrowej, który składa się za pomocą specjalnego urządzenia (tokena). W szerokim znaczeniu, podpis kwalifikowany to zbiór wszelkich środków technicznych, prawnych oraz organizacyjnych, które świadczą o autentyczności dokumentów elektronicznych. Podpis kwalifikowany został wprowadzony w Polsce w 2001 roku.

Zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym, każdy obywatel może wykorzystywać to narzędzie w kontaktach z urzędami, instytucjami czy przedsiębiorstwami.  Zasady regulujące działanie podpisu elektronicznego określone są przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 910/2014 z dnia 23 lipca 2016r. w sprawie identyfikacji elektronicznej (eIDAS) i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym.

Wprowadzenie podpisu elektronicznego ma na celu usprawnienie wymiany handlowej pomiędzy przedsiębiorcami na terenie całej UE. Warto wspomnieć o tym, że Polska deklaruje informatyzację usług publicznych jako jeden ze swoich priorytetów.

Podpis elektroniczny pod deklaracją podatkową

Za kolejny pozytywny aspekt funkcjonowania podpisu kwalifikowanego należy uznać, skrócenie drogi pomiędzy obywatelami płacącymi podatki a urzędem skarbowym między innymi podczas składania deklaracji podatkowych. Według ustawy, miano deklaracji noszą wszystkie zeznania, wykazy oraz informacje, do których składania zobowiązani są podatnicy, inkasenci i płatnicy.

Informacje te muszą być przekazywane organom podatkowym  na ściśle określonych drukach i posiadać podpis podatnika lub jego pełnomocnika (np. księgowego lub osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg), jeśli sytuacja nie wymaga osobistego złożenia podpisu.  Brak podpisu wiąże się z sankcją karną oraz powoduje nieważność dokumentu.

Wyjątkiem od tej reguły są roczne zeznania podatkowe, które podatnicy składają online. Deklaracje podatkowe przekazywane urzędom za pośrednictwem intertnetu nie wymagają po składane za pośrednictwem internetu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Ich autentyczność potwierdzana jest na podstawie danych z zeznań podatkowych z poprzednich lat, a także danych osobowych m.in. imienia i nazwiska, numeru PESEL, daty urodzenia oraz kwoty dochodu za rok ubiegły.

Zalety posiadania podpisu elektronicznego

W pierwszej kolejności należy zauważyć, że podpis kwalifikowany stanowi efektywne narzędzie w głównej mierze w przypadku prowadzenia własnego biznesu. W przeszłości uznawany był przede wszystkim za narzędzie usprawniające działania firmy.

Dziś, zgodnie z polskim prawem, każdy właściciel firmy zatrudniającej powyżej pięciu osób jest zobligowany do rozliczania się w tej właśnie formie. Analogiczna sytuacja dotyczy wszystkich płatników VAT podlegających od 1 stycznia 2018 roku ewidencjonowaniu podatku w ramach Jednolitego Pliku Kontrolnego. W rezultacie ogranicza to kontakt firmy z fiskusem do absolutnego minimum.

Badania pokazują zdecydowanie pozytywny odbiór e-podpisu, jako metody upraszczającej funkcjonowanie przedsiębiorców w ramach systemu podatkowego. Ponoszą oni mniejsze wydatki, co wiąże się z rezygnacją z tradycyjnego fakturowania, generującego wiele kosztów pobocznych, na rzecz e-faktur. Co więcej elektroniczne faktury łatwiej jest poddać przejrzystej ewidencji.

Trudno nie odnieść wrażenia, że w przypadku prowadzenia własnego biznesu (nawet jeśli nie podlegamy takiemu obowiązkowi) posiadanie podpisu kwalifikowanego niesie za sobą w zasadzie same korzyści.

Jak wyrobić podpis elektroniczny?

Zakupu podpisu możemy dokonać za pomocą firmy świadczącej tego typu usługi, do których odsyłają rządowe witryny internetowe poświęcone tej tematyce. Zachęcam do zapoznania się z ich treścią przed podjęciem ostatecznej decyzji w tej kwestii.

Najprościej ujmując podpis certyfikowany to elektroniczna wersja naszego podpisu, który wykorzystujemy na co dzień. Możemy użyć go zarówno przy sygnowaniu dokumentów administracyjnych, biznesowych, jak i prywatnych. 

E-podpis to wygodne rozwiązanie, znajdujące zastosowanie na wielu polach. Pomijając uproszczenie procesu podatkowego, podpis elektroniczny jest użyteczny przy udzielaniu wszelakich opłat, telekomunikacji, czy nawet w przypadku leczenia.

Podpis elektroniczny a profil zaufany

W przypadku „przeciętnego Kowalskiego” e-podpis rzeczywiście stanowi pewnego rodzaju udogodnienie, niemniej ma poważnego konkurenta w postaci Profilu Zaufanego. Jego podstawową przewagą nad podpisem elektronicznym jest darmowość. O ile e-podpisy, choć certyfikowane przez Państwo i Unie Europejską, są narzędziem dystrybuowanym przez prywatne podmioty, o tyle profil zaufany jest narzędziem stworzonym dla obywateli przez instytucje państwowe w celu usprawnienia kooperacji między tymi podmiotami.

Należy jednak zaznaczyć, że wymaga on potwierdzenia poprzez platformę któregoś z wyznaczonych banków, a jego ważność wynosi trzy lata. Z kolei cena e-podpisu jest uzależniona od okresu certyfikowania i rodzaju urządzenia na jakim zamierzamy składać podpis, wyszczególnionych w ofercie danego dostawcy.

W tej sytuacji łatwo ocenić, że skorzystanie z profilu zaufanego zdaje się być prostszym i bardziej komfortowym rozwiązaniem.

Podpis kwalifikowany - najlepsze rozwiązanie dla przedsiębiorców

E-podpis należy uznać za efektywne i wygodne narzędzie skracające dystans pomiędzy podatnikiem a Państwem, które na stałe powinno wejść do repertuaru rozwiązań stosowanych przez polskich przedsiębiorców, jak również podatników nieposiadających własnego biznesu.

Należy jednak mieć na uwadze, że to samo rozwiązanie sprawdza się z różną efektywnością i, w konsekwencji, będzie z pewnością o wiele użyteczniejsze dla osób prowadzących własną działalność gospodarczą, pozwalającym obniżyć koszty prowadzonego biznesu.

Zapisz sie do newslettera Bisnode!

Otrzymuj na bieżąco nasze opracowania, raporty i analizy.

Zapisz się!

Jesteś ciekawy czym się zajmujemy?

Dowiedz się więcej o Bisnode
Dowiedz się więcej