Podziel się z innymi
Udostępnij nasze treści na swoich profilach
Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą jest zobowiązany do regularnego sporządzania dokumentacji dotyczącej dokonanych sprzedaży towarów bądź konkretnych usług. W zależności od statusu prawnego podatnika oraz obowiązujących aktualnie regulacji podatkowych, posiada on możliwość, bądź obowiązek, wystawienia faktury VAT. Czym różni się rachunek od faktury VAT i w jakich okolicznościach wystawia się powyższe dokumenty?
Dopiero w momencie podjęcia decyzji o rezygnacji ze zwolnienia bądź też w przypadku utraty prawa do ulgi, podatnik przestaje być biernym i zobowiązany jest do przestrzegania odgórnie ustalanych zasad rozliczeniowych.
Rachunek, podobnie jak faktura VAT, to dokument, który stanowi prawne potwierdzenie dokonania transakcji. Obowiązek wystawiania dokumentu regulowany jest przez ordynację podatkową, mianowicie art. 87 ustawy, w myśl której podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są zobowiązani do wystawienia rachunku na żądanie kupującego, z wyłączeniem szczególnych sytuacji, w których to regulacje prawne znoszą ten obowiązek lub informują o konieczności wystawienia faktury.
Każdy rachunek powinien zawierać następujące informacje:
Przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia rachunku w terminie 7 dni w zależności od daty, w której wpłynął wniosek:
Zarówno wystawiający rachunek, jak i nabywca towarów bądź świadczonych usług, zobowiązani są do przechowywania dokumentów przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym przedsiębiorca wystawił rachunek. Dokumenty powinny być przechowywane chronologicznie.
Faktura VAT wystawiana jest w celu potwierdzenia wykonania transakcji. Do wystawienia tego dokumentu zobowiązani są czynni podatnicy VAT. Wystawianie faktury jest także obowiązkowe w sytuacji, w której nabywcą jest inna firma lub na żądanie kupującego rozumianego jako osoba fizyczna. Dopuszcza się także wystawianie tego typu dokumentów przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT-u – faktura przygotowywana jest wówczas na wniosek nabywcy.
Faktura VAT powinna uwzględniać następujące dane:
W przypadku wystawiania faktury VAT zwolnionej, dokument musi uwzględniać:
Wystawienie faktury VAT zmienia się w zależności od powodu oraz statusu podatnika:
Okres przechowywania faktury VAT jest taki sam, jak okres przechowywania egzemplarzy rachunków i wynosi 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Dokumenty te mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Rachunek i faktura VAT to dokumenty zbieżne zarówno pod względem przeznaczenia, jak i zawartości. Ich wspólnym celem jest potwierdzenie dokonanych transakcji rozumianych jako sprzedaż towaru czy świadczenie usług. Zawierają także niemal analogiczne informacje, mianowicie:
Dwa podstawowe czynniki odróżniające dokumenty to cena oraz osoba uprawniona do wystawienia pisma. W przypadku rachunku, przedsiębiorca uwzględnia cenę jednostkową i ogólną kwotę transakcji, natomiast przy wystawianiu faktury VAT musi dodatkowo wskazać wartość netto transakcji, wartość podatku VAT z uwzględnieniem obowiązującej stawki oraz cenę netto. Wystawianie faktur jest obowiązkiem przedsiębiorców, którzy są podatnikami VAT – w innym przypadku przedsiębiorca może dowolnie wybrać sposób dokumentacji transakcji.