Rachunek a faktura VAT - różnice

Faktura VAT

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą jest zobowiązany do regularnego sporządzania dokumentacji dotyczącej dokonanych sprzedaży towarów bądź konkretnych usług. W zależności od statusu prawnego podatnika oraz obowiązujących aktualnie regulacji podatkowych, posiada on możliwość, bądź obowiązek, wystawienia faktury VAT. Czym różni się rachunek od faktury VAT i w jakich okolicznościach wystawia się powyższe dokumenty?

Dopiero w momencie podjęcia decyzji o rezygnacji ze zwolnienia bądź też w przypadku utraty prawa do ulgi, podatnik przestaje być biernym i zobowiązany jest do przestrzegania odgórnie ustalanych zasad rozliczeniowych.

Rachunek

Rachunek, podobnie jak faktura VAT, to dokument, który stanowi prawne potwierdzenie dokonania transakcji. Obowiązek wystawiania dokumentu regulowany jest przez ordynację podatkową, mianowicie art. 87 ustawy, w myśl której podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są zobowiązani do wystawienia rachunku na żądanie kupującego, z wyłączeniem szczególnych sytuacji, w których to regulacje prawne znoszą ten obowiązek lub informują o konieczności wystawienia faktury.

Zawartość dokumentu

Każdy rachunek powinien zawierać następujące informacje:

• dane osobowe kupującego i sprzedawcy lub odbiorcy i wykonawcy usługi,
• termin wystawienia rachunku i jego numer,
• ceny jednostkowe towarów bądź usług oraz informacje dotyczące ich rodzaju lub ilości,
• całkowitą sumę kosztów w wersji liczbowej i słownej.

Termin wystawienia rachunku

Przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia rachunku w terminie 7 dni w zależności od daty, w której wpłynął wniosek:

• jeśli nabywca wniósł o wystawienie rachunku przed realizacją danej usługi czy sprzedaży towaru, przedsiębiorca musi wystawić rachunek nie później niż 7 dni po wykonaniu zamówionej usługi lub sprzedaży towaru,
• w przypadku, gdy nabywca wnosi o wystawienie rachunku dopiero po wykonaniu usługi czy po terminie sprzedaży, rachunek musi zostać wystawiony nie później niż 7 dni od daty zgłoszenia takiego żądania,
• jeśli nabywca wnosi o wystawienie rachunku po upływie 3 miesięcy od daty realizacji usług czy sprzedaży towaru, podatnik nie jest prawnie zobowiązany do wystawienia rachunku.

Okres przechowywania rachunku

Zarówno wystawiający rachunek, jak i nabywca towarów bądź świadczonych usług, zobowiązani są do przechowywania dokumentów przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym przedsiębiorca wystawił rachunek. Dokumenty powinny być przechowywane chronologicznie.

Faktura VAT

Faktura VAT wystawiana jest w celu potwierdzenia wykonania transakcji. Do wystawienia tego dokumentu zobowiązani są czynni podatnicy VAT. Wystawianie faktury jest także obowiązkowe w sytuacji, w której nabywcą jest inna firma lub na żądanie kupującego rozumianego jako osoba fizyczna. Dopuszcza się także wystawianie tego typu dokumentów przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT-u – faktura przygotowywana jest wówczas na wniosek nabywcy.

Zawartość dokumentu

Faktura VAT powinna uwzględniać następujące dane:

• dokładna data wystawienia faktury,
• numer pozwalający na identyfikację dokumentu,
• adres i dane osobowe bądź nazwa podatnika oraz nabywcy towarów/świadczonych usług,
• numer identyfikacyjny podatnika,
• numer identyfikacyjny nabywcy towarów lub usług,
• odpowiednio: datę wykonania usługi, termin otrzymania zapłaty lub datę realizacji/zakończenia,
• nazwę towaru bądź świadczonych usług i informacje dotyczące ich ilości bądź zakresu oraz ich cenę jednostkową netto,
• kwoty obniżek cen lub opustów, które nie zostały wliczone w cenę jednostkową netto,
• wartość netto dokonanych transakcji,
• aktualną stawkę podatku,
• całkowitą kwotę sprzedaży netto z uwzględnieniem sprzedaży objętej, jak i zwolnionej od podatku, oraz kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
• całkowitą sumę należności.

W przypadku wystawiania faktury VAT zwolnionej, dokument musi uwzględniać:

• datę wystawienia faktury,
• numer dokumentu,
• dane osobowe podatnika oraz nabywcy towarów/świadczonych usług,
• określenie nabywanego towaru bądź usługi,
• zakres wykonanych usług lub liczbę towarów, które zostały dostarczone,
• odwołanie do konkretnego przepisu ustawy (lub aktu wydanego na jej podstawie), który przyznaje podatnikowi prawo do wystawienia faktury zwolnionej od podatku,
• całkowitą kwotę należności.

Okoliczności wystawiania faktury VAT

Wystawienie faktury VAT zmienia się w zależności od powodu oraz statusu podatnika:

• jeżeli nabywca wystąpił o wystawienie dokumentu w terminie do 3 miesięcy po wykonaniu usługi bądź dostarczeniu towaru (alternatywnie – od otrzymania całości lub części zapłaty), przedsiębiorca jest zobowiązany wystawić fakturę na żądanie klienta,
• przedsiębiorca może także wystawić fakturę niezależnie od nabywcy, np. w celu uzupełnienia dokumentacji sprzedaży,
• w przypadku podatnika zwolnionego z VAT, termin wystawienia faktury to 15. dzień kolejnego miesiąca (liczony od miesiąca, w którym zrealizowano usługę lub dostarczono towar).

Okres przechowywania faktury VAT

Okres przechowywania faktury VAT jest taki sam, jak okres przechowywania egzemplarzy rachunków i wynosi 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Dokumenty te mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Rachunek a faktura VAT  – podobieństwa i różnice

Rachunek i faktura VAT to dokumenty zbieżne zarówno pod względem przeznaczenia, jak i zawartości. Ich wspólnym celem jest potwierdzenie dokonanych transakcji rozumianych jako sprzedaż towaru czy świadczenie usług. Zawierają także niemal analogiczne informacje, mianowicie:

• dane osobowe przedsiębiorcy (bądź firmy) oraz nabywającego,
• dane dotyczące ilości bądź czasu sprzedawanego towaru lub świadczonych usług,
• oznaczenie dokumentów rozumiane jako numeracja poszczególnych egzemplarzy, data wystawienia rachunku lub faktury i data transakcji. 

Dwa podstawowe czynniki odróżniające dokumenty to cena oraz osoba uprawniona do wystawienia pisma. W przypadku rachunku, przedsiębiorca uwzględnia cenę jednostkową i ogólną kwotę transakcji, natomiast przy wystawianiu faktury VAT musi dodatkowo wskazać wartość netto transakcji, wartość podatku VAT z uwzględnieniem obowiązującej stawki oraz cenę netto. Wystawianie faktur jest obowiązkiem przedsiębiorców, którzy są podatnikami VAT – w innym przypadku przedsiębiorca może dowolnie wybrać sposób dokumentacji transakcji.