Artykuły

Wszystko, co warto wiedzieć o refakturowaniu

11 paź 2019

Faktura i jej wystawianie

Procesy związane z wystawianiem faktur są często tymi najmniej lubianymi przez księgowych czy przedsiębiorców obowiązkami. Konieczność maksymalnego skupienia, tzw. „papierkowa robota” i późniejsza weryfikacja prawidłowości sporządzanych dokumentów zajmują dużo czasu.

Najwięcej problemów pojawia się jednak przy czynnościach, które nie są jednoznacznie zdefiniowane przez prawo podatkowe, a bazują na dynamicznie zmieniających się interpretacjach sądów czy urzędu skarbowego.

Co to jest refakturowanie?

Refakturowanie i refaktura to pojęcia, które de facto nie występują w przepisach prawa podatkowego, co często powoduje wiele nieścisłości, które pojawiają się w dyskusjach dotyczących refakturowania i nierzadko prowadzi do błędnego rozumienia pojęcia.

Czym zatem jest refakturowanie i na czym polega? To praktyka stosowana przede wszystkim przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą. Refakturowanie umożliwia przeniesienie kosztów usługi na podmiot, który z niej korzysta.

W tej sytuacji, podatnik obciąża ostatecznymi kosztami wykonania usługi osobę trzecią - działa bowiem w swoim imieniu, ale na rzecz ostatecznego nabywcy (art. 8 ust. 2a ustawy o podatku od towarów i usług (VAT)).

Podatnik nabywający towar staje się równocześnie pośrednikiem umożliwiającym transakcję pomiędzy sprzedawcą a finalnym odbiorcą.

Co może być przedmiotem refakturowania?

Refakturowanie wykorzystywane jest najczęściej w przypadku usług, brak natomiast prawnych regulacji związanych z ewentualnymi wymogami sugerującymi, co może, a co z kolei nie powinno być przedmiotem refakturowania.

Przyjmuje się zatem, że – oprócz usług – refakturowanie można także wykorzystywać przy odsprzedaży towarów. Refakturę wykorzystuje się więc przy okazji najmu lokalu, zobowiązań finansowych związanych z opłatami za gaz czy energię elektryczną, ale często pojawia się pytanie o możliwość refakturowania alkooholu, paliwa czy chociażby usług hotelowych.

W przypadku refakturowania alkoholu sprawa jest nieco bardziej skomplikowana, jest to bowiem towar, który w oficjalnym obrocie może funkcjonować tylko dzięki koncesji.

Wyroki sądów z ostatnich lat w podobnych sprawach wskazują jednak, że odsprzedaż towarów i usług, które wymagają posiadania koncesji,w ramach refakturowania może odbywać się bez pozwolenia na obrót takimi towarami.

Zawartość dokumentu

Podstawową informacją, która powinna znaleźć się na refakturze, jest dokładny opis przedmiotu sprzedaży. Poza tym, dokument powinien zawierać dane, które zazwyczaj wymagane są przy sporządzaniu faktury VAT, mianowicie:

  • datę wystawienia dokumentu,
  • numer faktury,
  • dane osobowe (imię, nazwisko/nazwa, adres) podatnika oraz nabywcy oraz numery umożliwiające ich identyfikację ,
  • datę informującą o wykonaniu usługi, otrzymania zapłaty lub dokonania bądź finalizacji dostawy (opcjonalnie),
  • informacje dotyczące świadczonej usługi bądź towaru będącego przedmiotem transakcji, czyli nazwę, liczbę (ilość), cenę jednostkową netto, wartość sprzedaży netto, rabaty czy obniżki cen,
  • stawkę podatku,
  • całkowitą kwotę należności oraz wysokość podatku od sumy sprzedaży netto.

Refakturowanie a dodatkowe koszty

Jeżeli podatnik chce odsprzedać konkretne towary bądź usługi w ramach refakturowania, nie może doliczać do ceny nabycia jakichkolwiek bonusowych kosztów czy też marży.

Refakturowane towary i usługi nie podlegają bowiem żadnym przekształceniom, ich początkowa cena musi więc zostać uwzględniona w fakturze w ramach odsprzedaży.

W takiej sytuacji warto uporządkować regulacje dotyczące refakturowania przed wystawieniem faktury. Umowa cywilnoprawna pomiędzy podmiotem pośredniczącym a ostatecznym odbiorcą może funkcjonować jako swego rodzaju zabezpieczenie w przypadku kontroli podatkowej bądź możliwego procesu sądowego.

Refaktura a podatki

Brak jednoznacznej definicji refaktury powoduje także nieścisłości w przypadku rozliczania podatku VAT czy podatku dochodowego.

Jak wygląda sytuacja w praktyce? Jeśli chodzi o podatek VAT, obowiązek podatkowy powstaje równolegle z wykonaniem usługi bądź w momencie wystawienia faktury bądź innego dokumentu finansowego. W przypadku wszelkich wątpliwości dotyczących momentu, w którym powinien powstać obowiązek podatkowy, warto zwrócić się do urzędu skarbowego z wnioskiem o wystawienie interpretacji przepisów..

Refakturowanie, choć początkowo przysparza więcej pytań aniżeli rozwiązań, jest coraz częściej i coraz chętniej wybieranym sposobem umożliwiającym rozliczanie się pomiędzy stronami transakcji przy spełnieniu określonych warunków.

Dodatkowe zabezpieczenia, takie jak wspomniana wcześniej umowa cywilnoprawna pomiędzy podmiotem odsprzedającym usługę a finalnym odbiorcą, mogą być pomocne w przypadku dalszych działań (chociażby prawnych bądź też kontroli podatkowej) i funkcjonować jako prawne potwierdzenie wspólnie ustalonych pomiędzy stronami regulacji.

 

Zapisz sie do newslettera Bisnode!

Otrzymuj na bieżąco nasze opracowania, raporty i analizy.

Zapisz się!

Jesteś ciekawy czym się zajmujemy?

Dowiedz się więcej o Bisnode

Dowiedz się więcej